Aanpassen governance model Sportbond

Vraagstelling
Een sportbond ervaart problemen bij de samenwerking tussen directie, bestuur en achterban en wenst dit te verbeteren.

Aanpak
Een ervaren organisatieadviseur van De Roo begint met een inventariserend rondje en start vervolgens op verzoek van de klant met het bevragen van directie, bestuur en achterban. De achterban wordt gevormd door vrijwilligers (vertegenwoordigers van lokale verenigingen).

Het bestuur blijkt onderling verdeeld te zijn en de samenwerking met het stafbureau verloopt minder efficiënt. Vooral de cijfermatige verstrekking van informatie wordt als traag en niet altijd volledig ervaren. Binnen het bestuur blijken inhoudelijke taken niet altijd bij de juiste personen belegd en lijken de toezichthouders niet altijd te beseffen wat het inhoudt om een bestuur op afstand te zijn. Ook het rooster van aftreden, waarbij enkele bestuursleden gelijktijdig het bestuur verlieten,  bleek in de praktijk niet handig te werken. Teveel kennis verdwijnt uit de organisatie op eenzelfde moment.

Na een presentatie van de eerste bevindingen aan het bestuur en de directie vraagt men de externe adviseur om met een advies te komen om vooral in de toekomst vergelijkbare problemen te voorkomen. Zaken die vervolgens in het advies aan de orde komen zijn:

  • Profiel van de toezichthouders / bestuurders aanscherpen.
  • Procedure werving & selectie van de toezichthouders / bestuurders beter structureren.
  • Inwerkprogramma nieuwe toezichthouders / bestuurders opzetten.
  • Rooster van aftreden anders vaststellen.
  • Verdelen van portefeuilles niet meer laten geschieden op het moment van aantreden maar enige maanden later.
  • Financiële rapportages logistiek anders plannen waardoor het bestuur eerder geïnformeerd wordt.

In een bestuursvergadering komen de voorstellen aan de orde en worden vrijwel ongewijzigd overgenomen. Vervolgens wordt aan de adviseur gevraagd om middels een stappenplan de besloten wijzigingen te helpen voorbereiden. Hierbij horen ook statutaire wijzigingen. Voornoemde zaken worden vervolgens conform plan(ning) doorgevoerd waarna nog een aanpassing in de taak/-rolverdeling binnen het MT van het stafbureau wordt doorgevoerd. Ook hiervoor heeft de adviseur na consultatie van de leden van het MT het voorstel geformuleerd. In nauwe samenwerking met de verantwoordelijke voor P&O is dit alles vervolgens geïmplementeerd.

Resultaat
De organisatie is nog “onderweg” maar de eerste resultaten zijn duidelijk zichtbaar.

Ziet u in uw organisatie vergelijkbare zaken? Neem contact op met De Roo om hierover van gedachten te wisselen.

Jos van der Putte

Wilt u dat Jos van der Putte u terugbelt?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Menu
De Roo