De Stichting Openbaar Primair en Speciaal Onderwijs Leiden Leiderdorp, kortweg PROOLeiden-Leiderdorp, vormt het bestuur van twintig openbare basisscholen: achttien reguliere scholen en twee scholen voor speciaal onderwijs.
PROOLeiden-Leiderdorp verzorgt onderwijs aan circa 5.500 kinderen van 4 t/m 12 jaar in Leiden en Leiderdorp. Met 530 medewerkers is PROOLeiden-Leiderdorp de grootste stichting (werkgever) voor primair onderwijs in Leiden en Leiderdorp.

Voor PROOLeiden-Leiderdorp zijn wij op zoek naar een doortastende en ambitieuze:

BESTUURSSECRETARIS
(0,6 – 0,8 fte)

Een communicatief sterke secretaris die het als een uitdaging ziet om in een team dat in ontwikkeling is, bestuurlijke besluitvormingsprocessen te structureren, te borgen en te ontwikkelen.

Het bestuursbureau bestaat naast de directeur-bestuurder uit ca. 15 medewerkers. Een aantal functies op het bestuursbureau zijn nieuw of worden anders ingericht. Zo is de functie van bestuurssecretaris de afgelopen ca. twee jaar door een kwartiermaker ingevuld en is de functie relatief nieuw. Voor het bestuursbureau worden ambitieuze mensen gezocht die gericht zijn op samenwerking en een bijdrage willen leveren aan de verdere ontwikkeling van het bestuursbureau en de stichting als geheel.

Als bestuurssecretaris ben je de sparringpartner van het bestuur, de Raad van toezicht, de directeuren van de scholen en de collega’s van het bestuursbureau. Je zet bestuurlijke en strategische processen ter beleids- en besluitvorming uit, bewaakt de proceslijnen, legt deze vast en bent verantwoordelijk voor de communicatie hieromtrent.
De bestuurssecretaris valt direct onder het bestuur. De bestuurssecretaris is tevens de ambtelijk secretaris van de Raad van Toezicht. De Gemeenschappelijke Medezeggenschap (GMR) wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, waar de bestuurrsecretaris mee afstemt.

De bestuurssecretaris:
• Je zorgt voor optimale besluitvormingsprocessen en de communicatie daarover
• Je adviseert het bestuur op bestuurlijk en organisatorisch vlak
• Je zorgt voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur, directeurenoverleg, GMR en Raad en de Raad van Toezicht
• Je redigeert (of laat redigeren) en schrijft algemene delen van de meerjarenplannen, jaarplannen, jaarverslagen, begrotingen en dergelijke
• Je coördineert de beleidsadvisering vanuit diverse disciplines ten aanzien van relevant landelijk beleid en wet- en regelgeving
• Je adviseert over de naleving van good governance in het primair onderwijs
• Je zorgt voor het uitzetten en bewaken van de uit de besluitvormingsprocessen voortvloeiende acties
• Je draagt zorg voor de jaarkalender, met als doel het plannen en bewaken van de beleidscyclus van de stichting
• Je bent een vraagbaak van het bestuur, het bestuursbureau, externe instanties en aangelegenheden die het aandachtsgebied van het bestuur betreft
• Je draagt zorg voor een adequate afhandeling van klachten die binnenkomen bij de bestuurder
• Je geeft leiding aan het bestuurssecretariaat, bestaande uit een officemanager en receptiemedewerker
• Je bent, indien nodig, de vervanger van de bestuurder bij (externe) overleggen en projecten
• Samen met de scholen bereid je inspectiebezoeken voor

Belangrijke uitdagingen voor de bestuurssecretaris in de komende periode zijn:
• Structuur geven en borgen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
• Adviseren en ondersteunen van de bestuurder bij het verder structureren en organiseren van het bestuursbureau
• Verder vormgeven van de rol van privacy officer en de rol als aanspreekpunt voor beleid in het kader van de AVG
• De opstart van een Engelstalige basisschool

Opleiding:
• Afgeronde WO opleiding, bij voorkeur een bestuurskundige en/of juridische richting.

Kennis en ervaring:
• 5 tot 10 jaar werkervaring, waarvan een aantal jaren in een soortgelijke secretarisfunctie of adviesfunctie in een bestuurlijke omgeving
• Kennis van of affiniteit met het (primair) onderwijs
• Juridisch voldoende onderlegd om wet- en regelgeving correct te interpreteren en toe te passen in het onderwijs
• Uitgebreide kennis en ervaring met de communicatie van bestuurlijke besluiten in een complexe organisatie
• Op de hoogte van maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen in het (primair) onderwijs
• Ervaring met het opstellen van adviesnota’s, redigeren van teksten en vormgeven van adequate communicatie op bestuurlijk niveau
• Kennis van de beleidscyclus en de bedrijfsvoering in organisaties
• Kennis van de AVG

Gedragscriteria en vaardigheden:
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
• Echte procesbewaker van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
• Goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en functioneert tactvol en geduldig
• Stevige persoonlijkheid met proactieve houding en hands-on mentaliteit
• Vaardig in het analyseren van de implicaties van (veranderde) wet- en regelgeving, het formuleren van verweerschriften en het realiseren van nieuwe regelingen en voorschriften.
• Vaardig en integer in het afhandelen van calamiteiten.
• Transparant, betrouwbaar en diplomatiek vanwege de rol dichtbij het bestuur
• Ondersteunend en faciliterend, maar toont ook daadkracht om kritisch sparringpartner te zijn van de bestuurder
• Vaardig in het plannen en structureren zodat besluitvormingsprocessen helder, transparant en geborgd zijn in de organisatie.
• Beheersing van de Engelse taal in verband met de start van een Engelstalig basisschool

Competenties:
• Communicatief
• Procesbewaking
• Stevige persoonlijkheid
• Planmatig en gestructureerd
• Organisatiesensitief

De functie is gewaardeerd in schaal 12 (/13 nog te besluiten) CAO PO, max. € 5.522 bruto p/mnd. bij 1,0 fte.
Geboden wordt een dienstverband voor 0,6 – 0,8 fte voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
De stichting biedt haar werknemers een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden conform de CAO-PO waaronder een eindejaarsuitkering.

PROOLeiden-Leiderdorp laat zich bijstaan door het bureau De Roo Werving & Selectie. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Rikkert de Nooij, partner van De Roo, telefoon 06 4126 8686 of kantoor 088 5522 999.

Je motivatiebrief met curriculum vitae ontvangen wij graag zo spoedig mogelijk via de solliciteer knop op deze pagina. Hier kun je de gevraagde documenten uploaden.

Voor meer informatie over de organisatie verwijzen wij naar de website: https://www.prooleiden.nl/.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.